Privacyverklaring

 

VZW Huize Sint-Vincentius hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we helder en transparant informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met de persoonsgegevens.

• persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; 

• verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van  persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is; 

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

 

VZW Huize Sint-Vincentius houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder:

• General Data Protection of Algemene Verordening Gegevensbescherming, Europese Wet van 25 mei 2018;

• de wet ter bescherming van natuurlijke personen m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens, Belgische privacywet ven 30 juli 2018;

• Besluit erkenningsvoorwaarden en subsidienormen voor organisaties in de jeugdhulp van 5 april 2019;

• Decreet rechtspositie minderjarige in de integrale jeugdhulp (aangepast in 2024).

 

Waarom verzamelen we persoonsgegevens?

• om onze hulpverleningsopdracht te kunnen realiseren (rechtsgrond is wetgeving),

• voor personeelswerving (rechtsgrond is contractuele relatie),

• voor personeelsbeheer (rechtsgrond is contractuele relatie),

• voor loonadministratie (rechtsgrond is contractuele relatie),

• voor subsidiëringsaanvragen (rechtsgrond is gerechtvaardigd belang),

• voor financiële administratie (boekhouding) (rechtsgrond is gerechtvaardigd belang),

• voor vorming (rechtsgrond is contractuele relatie en wetgeving),

• beeldmateriaal in het kader van het garanderen van de veiligheid (rechtsgrond is vitaal belang),

• foto’s en beeldmateriaal in het kader van activiteiten met jongeren en/of personeel (rechtsgrond is toestemming)  

• statistisch onderzoek (via BINC) voor de Vlaamse Overheid (rechtsgrond is wettelijke relatie),

• communicatie intern en extern (rechtsgrond is contractuele relatie).

 

Gezien volgens de missie van vzw Huize Sint-Vincentius de begeleiding aan jongeren en hun gezin een kernopdracht is, neemt de verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen een vanzelfsprekende plaats in binnen deze privacyverklaring. Het samenstellen en gebruiken van een dossier is hierbij een wettelijke verplichting (Decreet Rechtspositie Minderjarigen in de Integrale Jeugdhulp en Besluit erkenningsvoorwaarden en subsidienormen voor organisaties jeugdhulp). 

 

Jongeren die minstens 12 j zijn en de opvoedingsverantwoordelijken voor jongeren onder de leeftijd van  12 jaar geven hun expliciete toestemming voor de opstart van de hulpverlening. Tevens hebben zij vóór en bij de opstart kennis genomen van de manier waarop hun persoonsgegevens in VZW Huize Sint-Vincentius verwerkt worden en welke hun rechten hierbij zijn.

 

Welke gegevens verzamelen wij?

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail;

• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer, rijksregisternummer;

• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit;

• Betaalgegevens, individuele rekeningen, ,… ;

• Gezondheidsgegevens: ziektebriefjes medewerkers, gezondheidsgegevens i.k.v. medische handelingen onder toezicht arts, … ;

• Attesten en documenten in functie van contractuele overeenkomst;

• Foto’s en beeldmateriaal;

• Loongegevens;

• Functioneringsgegevens;

• Vormingsgegevens;

• Arbeidsprestatiegegevens.

 

Wie ontvangt de gegevens?

A. Interne ontvangers

• begeleiders, coördinatoren verbonden aan de afdeling en directie in functie van de hulpverlening;

• medewerkers personeelsdienst voor personeelsbeheer, loonadministratie;

• medewerkers boekhouding; 

• medewerkers secretariaat voor dienstverlening op basis van erkenningsbesluit;

• medewerkers secretariaat voor externe communicatie;

• medewerkers bevoegd voor werving, coaching en evalueren medewerkers;

• interne preventie-adviseur;

• interne vertrouwenspersoon.

 

B. Externe ontvangers

Ingeval dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doelen kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan derde partijen. Zo maken wij gebruik van volgende derden:

 

• externe dienst voor preventie en bescherming op het werk;

• arbeidsgeneesheer;

• externe dienst voor het verzorgen van de internetomgeving (webhosting);

• externe dienst voor het verzorgen van IT-infrastructuur;

• externe dienst voor het verzorgen (en verspreiden) van interne en/of externe documentatie- of communicatiemateriaal;

• samenwerkende banken.

 

Met deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst. Hierin maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. 

Binnen het kader van de hulpverlening hebben we een rapportageplicht t.a.v. consulent en jeugdrechter. De inhoud van deze verslagen zijn telkens met betrokken jongeren en context besproken. Bepaalde persoonsgegevens en –informatie kunnen aan andere personen die aan hetzelfde beroepsgeheim gebonden zijn en deze informatie gebruiken in het kader van de hulpverlening aan betrokkenen, doorgegeven worden. Hierbij wordt enkel die informatie gegeven welke nodig en noodzakelijk is voor het doel. Dit kan evenwel niet zonder de expliciete (schriftelijke) toestemming van de jongere of opvoedingsverantwoordelijke(n). De betrokkene heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking. 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. 

​

Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens?

VZW Huize Sint-Vincentius bewaart persoonsgegevens volgens de criteria van de AVG. De wetgeving geeft hierbij meestal een richtinggevend kader. Zo bewaart de organisatie (Besluit erkenningsvoorwaarden zie boven) het dossier van de jongere tot hij de volle leeftijd van vijfendertig jaar heeft bereikt. Bij het afsluiten van het dossier wordt de jongere hiervan op de hoogte gebracht.

Voor personeel gelden bijvoorbeeld volgende interne afspraken (niet aangegeven in een wet).

Bij sollicitaties: 

• indien niet aangenomen: gegevens worden verwijderd binnen de maand na toewijzen functie;

• niet aangenomen, maar wel interessante kandidaat: werfreserve, worden de gegevens nog 1 jaar na sollicitatie bijgehouden;

• indien wel aangenomen: worden opgenomen in het personeelsdossier en tot 5 jaar bijgehouden  na beëindiging contract.

Welke rechten heeft de betrokkene?

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschikt de betrokkene over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over zijn persoonsgegevens. We vragen steeds een eenduidige identificatie en te duidelijk te maken welk recht men precies wil uitoefenen en op welke manier (vb. per e-mail, per post, mondeling, …) men de informatie wenst te krijgen. De betrokkene kan volgende rechten uitoefenen:

• Recht om gegevens in te kijken

• Recht om gegevens aan te passen

• Recht om zich te verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens

• Recht om de gegevensverwerking te beperken

• Recht om gegevens te laten wissen

• Recht om de toestemming in te trekken

​​

Hoe beveiligen we de gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens vzw Huize Sint-Vincentius van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Niet meer personen dan strikt noodzakelijk hebben toegang tot de gegevens;

• De medewerkers van vzw Huize Sint-Vincentius zijn ingelicht over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en hebben kennis genomen van de privacyverklaring van de organisatie;

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; 

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

 

Wat bij klachten?

VZW Huize Sint-Vincentius is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van betrokkene. Indien deze klachten heeft over de manier waarop vzw Huize Sint-Vincentius deze persoonsgegevens verwerkt, kan hij/zij klacht indienen bij onze Data Protection Officer (dpo@huizesintvincentius.be).  Betrokkene heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel

​

Wat bij wijziging privacyverklaring? 

VZW Huize Sint-Vincentius kan haar privacyverklaring wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 11 april 2022.

​

Meer informatie

Indien u meer informatie wenst over één of ander onderdeel van deze privacyverklaring, kan u terecht bij onze Data Protection Officer (dpo@huizesintvincentius.be).